"Rüedu - das Ding soll Rüedu heissen? Echt jetzt?"
Jaevu
Sommer 2020
Rüedu AG
IT-Strategie, Rüedu Story, Geschäftsprozess, Systemübersicht, User-Stories, Detailspezifikation für die App, Partnerauswahl, Projektbegleitung, .
Die Idee, frische und lokale Lebensmittel rund um die Uhr in gekühlten Holzcontainer zu verkaufen, bekommt durch den Corona Frühling 2020 den entscheidenden Schub. Der erste Standort soll schon im Sommer stehen. Die Firma "Rüedu AG" wird im Sommer gegründet. Für den Aufbau und den Betrieb der technologischen Lösung werde ich mit meiner Firma beauftragt.
"Das sind keine Container, das sind kleine, mobile Quartierläden aus Holz, die ein spezielles Lebensgefühl ausstrahlen."
Tom
Die Rüedu AG braucht im Verlauf des Jahres 2020 eine durchgängige IT-Infrastruktur um das oben formulierte Geschäftsmodell umsetzen zu können. Eine digitale Lösung, welche sich bestmöglich in die Organisation und die Prozesse von Rüedu einfügt, soll von mir entwickelt und eingeführt werden. Damit dies gelingt, legen wir gemeinsam die IT relevanten Eckpunkte der Strategie fest und schreiben danach die Rüedu Story. Von den Begegnungen mit den Lieferanten über die Arbeit der Mitarbeiter bei der Bewirtschaftung der Container bis zum Kundenerlebnis im einzigartigen Container.
Rüedu will rund um die Uhr Frische und Regionalität gewährleisten. Der Warenlieferant soll das liefern, was er gerade hat und wie er kann. Er liefert die Ware ins Lager, direkt in den Container oder Rüedu holt sie im Hof ab. Dabei ist der Weg vom Lieferanten zu den Verkaufscontainern so klein wie nur möglich zu halten.
Die Container stehen bei den Kunden um die Ecke. Die Feinverteilung in die Wohnquartiere ist demzufolge sehr granular. Die Verkaufscontainer sind klein und passen auf einen Pkw Parkplatz. Die Ware wird in Selbstbedienung zum Verkauf angeboten, bezahlt wird über eine Self-check-out Kasse oder über eine App. In der Nacht erfolgt der Zugang nur über die App. Kameras überwachen das Geschehen in den Container.
Der Standort eines Containers kann schnell und unkompliziert verschoben werden. Pro Region wird mindestens ein Zwischenlager organisiert so, dass ständiger Nachschub gewährleistet werden kann. Ein kleines Büro in Bern steht für Treffen untereinander oder mit Geschäftspartner zur Verfügung. Verwaltung, Steuerung und Kontrolle aller Prozesse muss mobil und geräteunabhängig möglich sein.
Der Einkäufer erledigt anhand der Sortimentspolitik und den Lieferanten-Informationen die Sortimentsplanung. Daraus abgeleitet entstehen Bestellvorschläge, die der Einkäufer für seine Lieferantenbestellungen benutzt. Der Wareneingang erfolgt im Hof, im Zwischenlager oder im Container durch die Rüedu Logistik. Die Verschiebung der Ware zwischen den Standorten erfolgt durch eine Tourenplanung basierend auf Soll-Ist-Werten. Zwischengelagerte Ware wird in verschiedene Lagerzonen verteilt. Im Container scannt, wägt und bezahlt der Kunde die Ware selbst. Dies erledigt er mittels mobile App oder über die Self-check-out Kasse.
"Der Kunde will immer öfter selber entscheiden, wann er was einkauft."
Tom
Die Rüedu Story ist der Startschuss für die Konzeption des Geschäftsprozesses, der Systemübersicht und der einzelnen User Storys. Ausserdem ergeben sich während der Verfeinerung der Objekte die Grundanforderungen für alle Systeme. Die Arbeiten in dieser Phase laufen parallel ab. Gestartet haben wir mit dem Geschäftsprozess.
Die Tätigkeiten der Rüedu Story werden in ein Aktivitätsdiagramm eingesetzt und per Pfeil verbunden. Aus dem entstehenden Geschäftsprozess erkennen wir die Rollen für den Einkäufer, den Lagermitarbeiter und den Kunden. Denn jeder dieser Rollen arbeitet in verschiedenen Umgebungen mit verschiedenen Geräten. Wir definieren drei Haupt-Tätigkeitsfelder des Unternehmens; Beschaffung, Logistik und Verkauf.
Aus den Haupt-Tätigkeitsfelder des Geschäftsprozesses leiten wir ein Beschaffungssystem (ERP), ein Logistiksystem (SCS) und ein Verkaufssystem (App und/oder Kasse) ab. Auch die Datenflüsse leiten wir aus dem Geschäftsprozess ab:
Artikel- und Lieferanten-Stammdaten sind aus dem ERP mit allen Umsystemen zu synchronisieren. Das SCS muss für den Wareneingang über die Bestellungen aus dem ERP verfügen. Die Transaktionen aus der App und der Kasse sind ins ERP zu melden. Somit kann Ein- und Verkauf im gleichen System, im ERP, überwacht werden. Damit auch die Bestandsbewegungen in einem einzigem System geführt werden können, soll das SCS alle Lagerbewegungen ins ERP melden. Das ERP wird in der entworfenen Systemarchitektur zum zentralen Ort für Geschäftsdaten.
Wir erfassen pro Tätigkeit eine User Story. In dieser User Story erkennt der Leser das Ziel des Users und in welcher Umgebung er es wie erreicht. Die zusammengestellten User Storys können pro Fachbereich zu einer eigenen Bereichsstory zusammengefasst werden. So haben wir bei der Suche nach geeigneten Systemlieferanten Bereichsspezifische Anforderungsdokumentation.
Nicht nur die Kommunikation von und zur Kasse, sondern auch das Öffnen der Türe, das Monitoring der Temperatur und die Überwachung der Kamera hat per Remote zu erfolgen. Dies bedingt, dass jeder Standort, auch das Zwischenlager, mit dem Firmennetz verbunden sein muss. Aufgrund des mobilen Charakters der Container kommt nur eine Anbindung an das Firmennetz der Container per Mobilfunk infrage. Eine Firmenzentrale mit Serverfarm wollen wir in der ersten Phase vermeiden. Die Server der entsprechenden Systeme sollen in der Cloud laufen und umfangreiche APIs für den Datenaustausch übers Netz zur Verfügung stellen. Das Logistiksystem muss unterwegs bedienbar sein. Der Kunde findet auf der App und auf der Kasse eine identische Bedienung vor.
"Die Waren müssen mit minimalsten Zeitverlust, dauernd und auf möglichst direktem Weg in die Verkaufspunkte gelangen."
Juere
Ausgerüstet mit den Storys, dem Geschäftsprozess, der Systemübersicht und den Grundanforderungen gehen wir auf die Suche nach den Systemlieferanten. Wir stellen fest, dass es wahrscheinlich mehr als drei Systeme geben wird. Zumindest im Bereich Verkauf werden wir wohl nicht alle Abläufe in einem System abbilden können. Wir entscheiden jedoch, die Systemlieferanten mit dem Wunschprozess zu konfrontieren und erst danach Anpassungen vorzunehmen. Mit den Informationen, Notizen und Angeboten aller gangbaren Systeme, ziehen wir uns für einen zweitägigen Workshop in die Berner Alpen zurück.
Anbieter von bezahlbaren Kassen mit Self-check-out sowie Cloud fähigem Backend gibt es wenige, und eine mobile Kassenapplikation hatte keiner. Wenig überrascht, entscheiden wir uns für den Kassenanbieter, der die Kassenoberfläche auf unseren Wunsch layouten kann. Die App entwickeln wir selber und passen die Oberfläche der Kasse dem App-Design an.
Wir alle bringen Erfahrungen aus dem Detailhandel mit und haben mit verschieden Systemen aus dem Bereich Supply Chain gearbeitet. Per Zufall schlagen zwei von uns dasselbe System für die Supply Chain vor. Dieses SCS erfüllt all unsere Anforderungen und verfügt über eine eingebaute Schnittstelle zu einem günstigem Cloud ERP. Ein ERP, das sich bei näherer Analyse als viel passender entpuppt als unser Wunsch-ERP.
Schnell wird klar, dass ein Remote Betrieb entscheidend abgesichert werden muss; zu viele und zu wichtige Systeme sind am Netz. Zudem verlangen die Kassen und die mobilen Geräte des SCS sowie der Gebäudetechnik nach einer ständigen Verbindung. Wir suchten nach einem Anbieter, welcher Firewall, Mobile WAN, LAN/WLAN sowie Anbindung von Gebäudetechnik aus einer Hand anbieten kann. Gefunden haben wir eine Schweizer IOT Plattform, die genau das in einem einzigem Produkt anbietet. Eine eigens für Rüedu aufgesetzte VPN Cloud verbindet Server, mobile Devices und Gebäudetechnik.
"Die App wird das ultimative Gerät für den Rüedu."
Jaevu
Erst durch eine mobile App eröffnen sich für Rüedu die in der Strategie definierten einzigartigen Eigenschaften des Geschäftsmodells. Diese App gibt es nicht auf dem Markt und muss in einer Eigenentwicklung erstellt werden. Unsere Konzepte, aufgebaut auf Storys und Diagramme, sind für eine Eigenentwicklung nicht genügend detailliert. Eine Anforderungsspezifikation für die APP wird im Verlauf des Herbst 2020 verfasst. Weil Eigenentwicklungen länger dauern, wurde die Eröffnung der Container nicht von der App abhängig gemacht.
Rüedu baut auf Vertrauen auf. Die Kunden werden zwar per Kamera überwacht, sind aber alleine im Container. Um bei Rüedu in der Nacht einkaufen zu dürfen, sollen sich die Kunden mit Mobile Nummer, Wohnort und E-Mail registrieren. Die Funktionalität der App wird um ein Mobile Check-out ergänzt. Damit kann der Kunde mit seinem Mobile die Ware scannen, bezahlen und direkt in seine Tasche legen. Er spart sich den Umweg über die Self-Scanning Kasse. Mit dieser App eröffnen sich Rüedu vielseitige Möglichkeiten mittels Analyse des Kundenverhaltens, die Warenverfügbarkeit zu verbessern.
In der Spezifikation beschreiben wir alle Anwendungsfälle aus allen Systemen die direkt oder indirekt eine Aktion in der Web-App auslösen. Daraus ergeben sich die Datenstrukturen und die Geschäftsregeln sowie die User Flows für die Erstellung der Screens. Beim Design der Screens achten wir darauf, dass sie genau wie die Screens der Kasse aussehen. All diese Unterlagen geben wir der Entwicklungsfirma für die Programmierung. Wir entscheiden in zwei Phasen vorzugehen. In Phase 1 wird nur die Öffnung des Containers entwickelt und in Phase 2 der Mobile Check-out. Somit können die Container schon im selben Jahr auf 7 × 24 eingestellt werden. Phase 2 wird im Verlauf des Jahres 2021 produktiv gehen.
